Sur un chantier, le pointage ne répond pas seulement à la question « qui est venu ? ». Lorsque le projet sur lequel travaille chaque salarié, la destination du coût de main-d'œuvre, les paiements aux sous-traitants et les documents de terrain ne sont pas tenus dans le même flux, il devient difficile de voir le coût réel en fin de mois.
Le flux de base du pointage de chantier
- Définissez le projet et le poste de travaux. Précisez clairement pour quel chantier ou quel projet le travail est réalisé.
- Enregistrez le salarié sur le terrain. La date, le salarié, le type de travail et, le cas échéant, les heures supplémentaires sont saisis.
- Effectuez un contrôle quotidien. Ne laissez pas les salariés manquants, les projets erronés ou les enregistrements en doublon jusqu'à la fin de la période.
- Suivez le coût sur la fiche projet. Évaluez la charge de personnel issue du pointage avec les autres dépenses du projet.
- Séparez les enregistrements des sous-traitants et des paiements. Le pointage des salariés et le travail du sous-traitant ne sont pas la même chose ; mais les deux doivent être suivis ensemble dans l'économie du projet.
Fonctionnalités importantes pour choisir un logiciel de chantier
- Accès mobile ou web depuis le terrain.
- Une structure d'enregistrement qui distingue plusieurs projets entre eux.
- Les comptes du personnel, de l'équipe et des sous-traitants sont tenus séparément.
- Possibilité de rattacher les dépenses de projet et leurs justificatifs.
- Rapports de charge de personnel, de dépenses, de paiements et de solde restant.
- Attribution de droits pour l'équipe de terrain et les utilisateurs du bureau.
Pourquoi Excel montre-t-il ses limites sur un chantier ?
Les données de chantier évoluent en permanence : un salarié peut changer de projet, un pointage peut être corrigé a posteriori, un justificatif de dépense peut arriver plus tard. Quand chaque équipe tient son propre fichier Excel, le coût du projet, le compte du salarié et les mouvements de caisse se déconnectent les uns des autres. Dans un système relié, chaque enregistrement avance avec le projet et le compte auxquels il appartient.
Dans les processus de chantier, les obligations contractuelles, de situation de travaux, de paie et de sécurité au travail peuvent varier selon la nature du chantier. Lors de la mise en place de votre organisation d'enregistrement opérationnel, demandez l'avis actualisé des experts concernés.