En la obra, el parte de horas no es solo la respuesta a «¿quién vino?». Cuando no se llevan en el mismo flujo qué empleado trabajó en qué proyecto, adónde va el coste de mano de obra, los pagos a contratistas y los documentos de campo, ver el coste real a fin de mes se vuelve difícil.
Flujo básico del parte de horas en obra
- Defina el proyecto y la partida de trabajo. Deje claro para qué trabajo o proyecto se realiza la labor.
- Registre al personal en el terreno. Se procesan la fecha, el empleado, el tipo de jornada y, si corresponde, las horas extra.
- Haga un control diario. No deje para el final del período la falta de personal, un proyecto incorrecto o registros duplicados.
- Siga el coste en la ficha del proyecto. Evalúe el gasto de personal proveniente del parte de horas junto con los gastos del proyecto y otros costes.
- Separe los registros de contratistas y pagos. El parte de horas del personal y el trabajo del contratista no son lo mismo; sin embargo, ambos deben seguirse juntos en la economía del proyecto.
Características importantes al elegir un programa para obra
- Acceso móvil o web desde el terreno.
- Una estructura de registro que separa varios proyectos entre sí.
- Mantenimiento separado de las cuentas de empleados, equipo y contratistas.
- Posibilidad de vincular los gastos del proyecto con sus comprobantes.
- Informes de coste de personal, gastos, pagos y saldo pendiente.
- Permisos para el equipo de campo y los usuarios de oficina.
¿Por qué Excel se queda corto en la obra?
Los datos de obra cambian a lo largo del día: un empleado puede pasar a otro proyecto, el parte de horas puede corregirse con carácter retroactivo, un comprobante de gasto puede llegar más tarde. Cuando cada equipo lleva su propio Excel, el coste del proyecto, la cuenta del empleado y el movimiento de caja quedan desconectados entre sí. En un sistema conectado, cada registro avanza junto con el proyecto y la cuenta a los que pertenece.
En los procesos de obra, el contrato, la certificación, la nómina y las obligaciones de seguridad laboral pueden variar según la naturaleza del trabajo. Al establecer su sistema operativo de registro, obtenga la opinión actualizada de los especialistas correspondientes.